|
Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy Świętajno
I. POSTANOWIENIA OGÓLNE
§ 1
Regulamin organizacyjny Urzędu Gminy Świętajno, zwany dalej „regulaminem”, określa:
1/ organizację wewnętrzną urzędu,
2/ zakresy czynności referatów i stanowisk pracy,
3/ podział zadań i kompetencji pomiędzy członków kierownictwa urzędu,
4/ zakres upoważnień, udzielonych pracownikom do załatwiania spraw.
§ 2
Ilekroć w regulaminie jest mowa o : statucie, radzie, zarządzie, wójcie, zastępcy wójta, sekretarzu, skarbniku i urzędzie - należy przez to rozumieć: Statut Gminy Świętajno, Radę Gminy Świętajno, Zarząd Gminy Świętajno, Wójta Gminy Świętajno, Zastępcę Wójta Gminy Świętajno, Sekretarza Gminy Świętajno, Skarbnika Gminy Świętajno i Urząd Gminy Świętajno.
§ 3
Urząd działa na podstawie obowiązujących przepisów prawa , a w szczególności:
1/ ustawy z dnia 2 kwietnia 1997 roku Konstytucja Rzeczypospolitej Polskiej / Dz. U. Nr 78 poz. 483 /,
2/ ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym /Dz. U.z 1996r. Nr 13, poz.78, z późn. zmianami/,
3/ ustawy z dnia 10 maja 1990r. przepisy wprowadzające ustawę o samorządzie terytorialnym i ustawę o pracownikach samorządowych /Dz. U. Nr 32, poz. 191 z późn. zmianami/,
4/ ustawy z dnia 22 marca 1990r. o pracownikach samorządowych /Dz. U. Nr 21, poz. 124 z późn. zmianami/,
5/ ustawy z dnia 17 maja 1990r. o podziale zadań i kompetencji określonych w ustawach szczególnych pomiędzy organy gminy a organy administracji rządowej oraz zmianie niektórych ustaw /Dz. U. Nr 34, poz. 198 z późn. zmianami/,
6/ ustawy z dnia 24 lipca 1998r. o zmianie niektórych ustaw określających kompetencje organów administracji publicznej w związku z reformą ustrojową państwa /Dz. U. Nr 106 poz. 668 z póź. zmianami/,
7/ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy /Dz. U. Nr 24, poz. 141 z późn. zmianami/,
8/ ustawy z dnia 16 czerwca 1960 r. Kodeks Postępowania Administracyjnego /j.t. Dz. U. Nr 98 z 2000r., poz.1071/,
9/ Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych / Dz. U. Nr 112 poz. 1319 z póź. zmianami/,
10/ ustawy z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych / Dz. U. Nr 155 poz. 1014 z póź. zmianami/,
11/ ustawy z dnia 10 czerwca 1994r. o zamówieniach publicznych / Dz. U. Nr 76 poz. 344 z póź. zmianami/ ,
12/ ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa / Dz. U. Nr 137 poz. 926 z póź. zmianami / ,
13/ ustawy z dnia 22 stycznia 1999r. o ochronie informacji niejawnych / Dz. U. Nr 11 poz. 95 z póż. zmianami /,
14/ ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych / Dz. U. Nr 133 poz. 883 z póź. zmianami / ,
15/ ustawy z dnia 9 września 2000r. o opłacie skarbowej /Dz. U. Nr 86 poz. 960 z póź. zmianami /,
16/ ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami / j.t. Dz. U. Z 2000r. Nr 46 poz. 543 z póź. zmianami / ,
17/ Statutu określonego uchwałą Rady Nr XIII/91/96 z dnia 16. 02. 1990r. z póź. zmianami /,
18/ niniejszego regulaminu .
§ 4
1. Urząd sprawuje obsługę organów gminy.
2. Urząd wykonuje zadania z zakresu administracji publicznej, wynikające z zadań własnych gminy oraz zadań zleconych, jak również przyjętych w drodze porozumień z uprawnionymi podmiotami i organami administracji.
3. Urząd jest jednostką budżetową.
§ 5
Siedzibą urzędu jest miejscowość Świętajno.
§ 6
Urząd jest zakładem pracy w rozumieniu przepisów prawa pracy.
II. ORGANIZACJA URZĘDU
§ 7
Strukturę organizacyjną urzędu stanowią:
- Kierownictwo urzędu;
a/ Wójt Gminy,
b/ Zastępca Wójta,
c/ Sekretarz Gminy,
d/ Skarbnik Gminy.
2. Komórki organizacyjne urzędu:
a/ Referat Budżetu i Finansów BF
b/ Referat Techniczny Te
c/ Referat Organizacyjny Or
d/ Referat Rolnictwa i Gospodarki Mieniem Komunalnym RG
e/ Urząd Stanu Cywilnego USC
§ 8
Schemat struktury organizacyjnej urzędu przedstawia załącznik nr 1 do regulaminu.
III. PODZIAŁ KOMPETENCJI
§ 9
1. Kierownikiem urzędu jest wójt.
2. Do zakresu działania i kompetencji wójta należy sprawowanie funkcji organu wykonawczego gminy.
3. Szczegółowe zadania i kompetencje wójta są określone w ustawie o samorządzie gminnym oraz przepisach szczególnych.
§ 10
W czasie nieobecności wójta powierzone zadania, kompetencje i uprawnienia przejmuje jego zastępca.
§ 11
1. Sekretarz prowadzi sprawy gminy powierzone przez wójta , w jego imieniu.
2. Sekretarz zapewnia sprawne funkcjonowanie urzędu, warunki jego działania, a także organizację pracy. Do zadań sekretarza należy w szczególności:
1/ opracowywanie projektów struktury organizacyjnej urzędu oraz obsady personalnej stanowisk pracy,
2/ nawiązywanie , z upoważnienia wójta stosunku pracy z pracownikami urzędu,
3/ ustalanie zakresów czynności i odpowiedzialności dla pracowników urzędu, z zastrzeżeniem §12 pkt.12
4/ nadzór nad prowadzeniem spraw osobowych pracowników urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,
5/ opracowywanie projektów statutu i regulaminów organów gminy,
6/ nadzór nad przygotowaniem rozstrzygnięć organów gminy,
7/ zapewnienie skutecznego sposobu publikacji prawa miejscowego i obwieszczeń na terenie gminy,
8/ organizowanie współdziałania z jednostkami pomocniczymi gminy oraz gminnymi jednostkami organizacyjnymi,
9/ organizacja pracy urzędu i koordynowanie działań podejmowanych przez poszczególne jednostki organizacyjne,
10/ nadzór nad zapewnieniem obsługi techniczno-biurowej organów gminy i urzędu,
11/ nadzór nad rozpatrywaniem i załatwianiem skarg i wniosków,
12/ nadzorowanie i przestrzeganie instrukcji kancelaryjnej,
13/ organizowanie przestrzegania zasad terminowego i rzetelnego załatwiania spraw obywateli,
14/ inicjowanie warunków do podnoszenia kwalifikacji pracowników samorządowych, poprzez przekazywanie materiałów prasowych oraz odpowiednie szkolenia.
15/ prowadzenie dokumentacji z zakresu oświadczeń majątkowych, oświadczeń o prowadzeniu działalności gospodarczej, oraz zgłoszeń do rejestru korzyści pracowników urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,
16/ przyjmowanie ustnych oświadczeń woli spadkodawców,
17/ wydawanie zaświadczeń i poświadczeń urzędowych,
18/ wydawanie z upoważnienia wójta decyzji w sprawach indywidualnych z zakresu administracji publicznej.
19/ prowadzenie rejestrów:
a/ zarządzeń wójta,
b/ wydawanych upoważnień i pełnomocnictw,
c/ skarg i wniosków,
d/ gminnych instytucji kultury.
3. Sekretarz sprawuje funkcję Pełnomocnika do spraw wyborów , na podstawie porozumienia pomiędzy Wójtem i Komisarzem Wyborczym w Olsztynie. Szczegółowe obowiązki i uprawnienia, związane z wykonywaniem w/w funkcji podlegają określeniu w trybie odrębnych przepisów i porozumień.
§ 12
1.Do zadań Skarbnika Gminy należy prowadzenie gospodarki finansowej gminy, w szczególności:
1/ opracowanie projektów budżetu gminy,
2/ opracowywanie prognoz finansowych na potrzeby organów gminy,
3/ opiniowanie decyzji mogących wywołać skutki finansowe dla budżetu gminy,
4/ opracowanie okresowych analiz i sprawozdań dotyczących działalności finansowej gminy, oraz zgłaszanie wniosków i propozycji organom gminy w tym zakresie,
5/ kontrasygnata czynności prawnych powodujących powstanie zobowiązań finansowych,
6/ kontrola gospodarki finansowej gminnych jednostek organizacyjnych oraz sołectw,
7/ zapewnienie prawidłowego prowadzenia księgowości i ewidencji majątku gminy,
8/ dbałość o mienie komunalne gminy i podejmowanie przewidzianych prawem działań na rzecz zwiększenia dochodów budżetu gminy.
9/ nadzór nad przygotowaniem projektów rozstrzygnięć dotyczących gospodarki finansowej gminy,
10/ przygotowanie projektów opracowań dotyczących gospodarki finansowej gminy (instrukcje, regulaminy)
11/ nadzór nad przygotowaniem projektów rozstrzygnięć dotyczących podatków i opłat lokalnych,
2. Skarbnik kieruje Referatem Budżetu i Finansów w urzędzie i w tym zakresie wykonuje obowiązki określone w §13 niniejszego regulaminu.
IV. WŁAŚCIWOŚCI REFERATÓW
§ 13
1. Pracę referatów organizują kierownicy. Opracowują oni projekty organizacji działania podległych referatów oraz obsady personalnej stanowisk pracy. Ustalają zakresy obowiązków, odpowiedzialności i uprawnień podległych pracowników.
2. Kierownicy sprawują nadzór oraz ponoszą odpowiedzialność za przestrzeganie w ramach podległych referatów, przepisów oraz zasad z zakresu:
a. dyscypliny pracy
b. bezpieczeństwa i higieny pracy
c. kodeksu postępowania administracyjnego
d. instrukcji kancelaryjnej
e. dostępu do informacji publicznej
f. tajemnicy służbowej i ochrony danych
g. dbałości o sprzęt i urządzenia będące w wyposażeniu stanowisk pracy
h. właściwości merytorycznej referatu
§ 14
1. Urząd działa stosownie do swoich właściwości, uprawnień i kompetencji, określonych w przepisach szczególnych.
2. Do wspólnych zadań referatów i stanowisk pracy należy:
1/ prowadzenie postępowania administracyjnego w zakresie swojej właściwości,
2/ przygotowanie projektów rozstrzygnięć organów gminy,
3/ opracowywanie projektów planów i programów rozwojowych,
4/ przygotowywanie okresowych ocen, analiz, informacji i sprawozdań,
5/ przygotowywanie innych materiałów na potrzeby organów gminy oraz bezpośrednich przełożonych,
6/ współdziałanie z innymi komórkami organizacyjnymi urzędu i jednostkami organizacyjnymi gminy, umożliwiające szybkie i jednolite załatwianie prowadzonych spraw,
7/ zapewnienie wykonania rozstrzygnięć organów gminy,
8/ rozpatrywanie i załatwianie skarg i wniosków,
9/ rozpatrywanie interpelacji i wniosków radnych, komisji rady oraz przygotowanie odpowiedzi,
10/ prowadzenie kontroli jednostek organizacyjnych gminy,
11/ prowadzenie spraw dotyczących obronności kraju,
12/ przygotowanie informacji i materiałów do Biuletynu Informacji Publicznej,
13/ przygotowanie i przekazywanie dokumentów do rejestrów prowadzonych w urzędzie, odpowiednio do właściwości stanowisk pracy – pracownikom, prowadzącym te rejestry,
14/ przygotowanie projektów zaopatrzenia stanowisk pracy w sprzęt oraz urządzenia i materiały biurowe, oprogramowanie komputerowe i inne elementy wyposażenia służące wykonywaniu zadań, odpowiednio do właściwości.
15/ podejmowanie działań z zakresu zabezpieczenia oraz utrzymania w należytym stanie wykorzystywanego w pracy sprzętu, programów i urządzeń, o których mowa w pkt.14.
§ 15
Do właściwości Referatu Budżetu i Finansów należy:
1/ opracowywanie programów gospodarczych i prognoz finansowych dla gminy,
2/ przekazywanie wytycznych i wskaźników budżetowych do opracowania projektu budżetu gminy gminnym jednostkom organizacyjnym oraz weryfikacja materiałów przedłożonych przez te jednostki,
3/ opracowywanie projektu budżetu gminy, oraz przedkładanie go w obowiązującym trybie do uchwalenia,
4/ bieżąca realizacja budżetu oraz okresowe informowanie organów gminy o przebiegu tej realizacji,
5/ prowadzenie spraw podatków i opłat oraz innych dochodów gminy / ewidencja, wymiar, pobór, ulgi , windykacja /,
6/ prowadzenie gospodarki funduszami będącymi w dyspozycji gminy,
7/ negocjowanie z organami administracji rządowej wysokości środków finansowych na przejmowane bądź przekazywane zadania zlecone,
8/ przygotowanie projektów uchwał organów gminy w sprawach dotyczących budżetu i finansów gminy,
9/ prowadzenie spraw płacowych pracowników urzędu,
10/ prowadzenie obsługi kasowej,
11/ prowadzenie spraw z zakresu organizacji obsługi bankowej gminy i urzędu,
12/ prowadzenie ewidencji mienia gminy,
13/ sporządzanie sprawozdań z działalności budżetowej i finansowej gminy.
§ 16
Do właściwości Referatu Technicznego należy:
1/ opracowywanie programów i planów inwestycji oraz sporządzanie sprawozdań i rozliczeń z ich wykonania,
2/ organizowanie przetargów na wykonawstwo prac projektowych i robót budowlano-montażowych,
3/ ustalanie warunków zabudowy i zagospodarowania terenu,
4/ prowadzenie spraw z zakresu inwestycji, robót budowlanych, modernizacji i remontów ,
5/ tworzenie zasobów gruntów na cele budowlane, wyposażenie ich w urządzenia komunalne oraz sieć uzbrojenia terenu,
6/ prowadzenie spraw z zakresu zagospodarowania przestrzennego
7/ określenie zespołów i pojedynczych obiektów dawnej zabudowy wymagających uporządkowania,
8/ prowadzenie spraw z zakresu zabytków na terenie gminy.
9/ prowadzenie spraw z zakresu ekologii, ochrony środowiska, w tym kontrola jednostek i instytucji w ramach posiadanych uprawnień.
10/ prowadzenie spraw z zakresu łączności i telekomunikacji,
11/ prowadzenie spraw z zakresu energetyki i oświetlenia ulic .
12/ prowadzenie spraw z zakresu programów pomocowych w dziedzinie dofinansowania zadań i inwestycji gminnych,
13/ prowadzenie spraw z zakresu technicznego utrzymania i eksploatacji budynku urzędu,
14/ prowadzenie spraw z zakresu promocji gminy i turystyki.
15/ prowadzenie rejestrów:
a/ planów miejscowych zagospodarowania przestrzennego, wniosków o ich sporządzenie,
b/ wydanych decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji,
c/ wydanych decyzji o warunkach zabudowy.
16/ prowadzenie spraw z zakresu kultury fizycznej i sportu
§ 17
1. Do właściwości Referatu Organizacyjnego należy:
1/ opracowywanie propozycji zmian struktury organizacyjnej urzędu oraz projektów regulaminów, instrukcji i zarządzeń,
2/ prowadzenie informacji o funkcjonowaniu urzędu w zakresie zadań referatów oraz właściwości jednostek organizacyjnych gminy,
3/ prowadzenie spraw związanych ze skargami, wnioskami, interwencjami oraz interpelacjami,
4/ okresowe kontrole obiegu dokumentów i trybu załatwiania spraw,
5/ prowadzenie kancelarii, archiwum urzędu, biblioteki, tablic informacyjnych,
6/ organizowanie narad kierowników referatów i jednostek organizacyjnych gminy,
7/ prowadzenie spraw kadrowych i szkoleniowych pracowników urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych,
8/ organizacja wyborów prezydenckich, do sejmu i senatu RP, do rady gminy, wójta gminy oraz referendów,
9/ prowadzenie spraw z zakresu informatyki i komputeryzacji urzędu,
10/ prowadzenie pracowni poligraficznej,
11/ zaopatrzenie materiałowe i techniczne na cele administracji, zakup inwentarza ruchomego, materiałów i pomocy biurowych, druków i formularzy oraz konserwacja sprzętu biurowego,
12/ prowadzenie działalności socjalnej urzędu,
13/ prowadzenie spraw związanych z przestrzeganiem przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy w tym wykonywania zadań służby bhp, oraz zabezpieczenia przeciwpożarowego,
14/ sprawowanie obsługi administracyjnej organów gminy - prowadzenie biura,
15/ prowadzenie spraw z zakresu udziału gminy w związkach i porozumieniach międzygminnych, stowarzyszeniach, fundacjach, współpraca z sejmikiem samorządowym,
16/ prowadzenie spraw z zakresu obrony cywilnej,
17/ nadzór nad działalnością OSP,
18/ prowadzenie ewidencji działalności gospodarczej,
19/ prowadzenie spraw z zakresu zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych.
20/ prowadzenie spraw z zakresu oświadczeń majątkowych, oświadczeń o działalności gospodarczej, zgłoszeń do rejestru korzyści,
21/ prowadzenie spraw z zakresu Biuletynu Informacji Publicznej,
22/ prowadzenie spraw z zakresu współpracy z prasą oraz innymi mediami.
2. Prowadzenie spraw z zakresu ochrony informacji niejawnych w urzędzie odbywa się poprzez działania uprawnionych ustawowo podmiotów, w tym pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych i pion ochrony. Zakres działania oraz kompetencji w/w, określają odrębne przepisy.
§ 18
Do właściwości Urzędu Stanu Cywilnego należy:
1/ realizacja ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych,
2/ realizacja ustawy o aktach stanu cywilnego,
3/ prowadzenie spraw wojskowych, współdziałanie w zakresie powszechnego obowiązku obrony,
4/ prowadzenie spraw z zakresu zbiórek publicznych.
§ 19
Do właściwości Referatu Rolnictwa, Leśnictwa i Gospodarki Mieniem Komunalnym, należy:
1/ prowadzenie zagadnień gospodarki nieruchomościami gminnymi,
2/ prowadzenie spraw z zakresu gospodarki nieruchomościami wchodzącymi w skład zasobu własności rolnej skarbu państwa, na podstawie odrębnego porozumienia,
3/ planowanie i nadzór nad realizacją opracowań geodezyjnych i kartograficznych oraz na cele gospodarki gruntami,
4/ tworzenie zasobów gruntów na cele zabudowy gminy,
5/ prowadzenie spraw związanych z ustaleniem praw do gruntów,
6/ prowadzenie spraw dotyczących prawa pierwokupu oraz jego wykonywania ,
7/ prowadzenie ewidencji mienia komunalnego,
8/ obsługa transakcji zbycia nieruchomości lub ich części, w tym sprzedaż mieszkań komunalnych,
9/ prowadzenie zbioru aktualnych map ewidencji zasobów gruntów,
10/ prowadzenie spraw związanych z gospodarowaniem gruntami rolnymi i leśnymi,
11/ sprawowanie administracji w zakresie łowiectwa,
12/ współdziałanie ze służbami: weterynaryjną oraz kwarantanny i ochrony roślin,
13/ organizacja przetargów na zbycie lub dzierżawę mienia stanowiącego własność gminy,
14/ wydawanie zezwoleń na usunięcie drzew i krzewów,
15/ komunalizacja mienia ,
16/ udział w sporządzaniu planów społeczno-gospodarczych i zagospodarowania przestrzennego w części dotyczącej rolnictwa.
17/ prowadzenie spraw z zakresu dróg na terenie gminy.
V. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
§ 20
1. Przy załatwianiu spraw stosuje się postanowienia kodeksu postępowania administracyjnego, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej,
2. Pracownicy urzędu przy załatwianiu spraw ponoszą odpowiedzialność za:
a/ znajomość i stosowanie przepisów prawnych oraz wytycznych obowiązujących w powierzonych im dziedzinach,
b/ przestrzeganie terminów załatwiania spraw,
c/ prawidłowe przytaczanie w przygotowywanych dokumentach nazw, imion i nazwisk, obliczeń, itp. oraz przestrzegania zasad pisowni zgodnie z zasadami obowiązującymi w języku polskim,
d/ właściwe załatwianie interesantów i stosunek do nich,
e/ należyte ewidencjonowanie i przechowywanie akt, zbiorów zarządzeń, rejestrów, itp.,
3.Pracownicy,przygotowując pismo do podpisu przez przełożonego, zamieszczają w lewym dolnym rogu pisma adnotację, wskazującą osobę, przygotowującą pismo oraz prowadzącą postępowanie.
4. Szczegółowe zadania i kompetencje pracowników określają zakresy czynności.
§ 21
1.Czynności kancelaryjne w urzędzie, obieg korespondencji i zasady podpisywania pism, reguluje instrukcja kancelaryjna.
2. Obieg korespondencji tajnej / poufnej, określają odrębne przepisy.
3. Podział rzeczowy akt dla referatów i samodzielnych stanowisk pracy, na podstawie odrębnych przepisów, przygotowuje sekretarz gminy. Podział rzeczowy akt dla pracowników referatów przygotowują kierownicy referatów i przedkładają do zatwierdzenia sekretarzowi gminy.
4. Obowiązujące zarządzenia wewnętrzne, informacje i zawiadomienia, podawane są do wiadomości pracowników zgodnie z przyjętymi w urzędzie zasadami obiegu informacji, poprzez
- wywieszenie na tablicy ogłoszeń w urzędzie, lub
- przekazanie pracownikowi, za potwierdzeniem, lub
- przedstawienie pracownikowi do wiadomości, za potwierdzeniem.
§ 22
1. Sprawy z zakresu zamówień publicznych w urzędzie prowadzone są wg właściwości referatów i stanowisk pracy.
2. Rejestr zamówień publicznych w urzędzie prowadzony jest w Referacie Budżetu i Finansów, z zastrzeżeniem ust. 3 .
3. W rejestrze, o którym mowa w ust. 2, mogą być wyodrębnione jako jego integralne części, oddzielne rejestry z oznakowaniem i treścią wg właściwości referatów, za których prowadzenie odpowiadają kierownicy referatów.
§ 23
1.Obsługa prawna urzędu sprawowana jest przez uprawnione podmioty na podstawie odrębnych umów i porozumień.
2. Zasady postępowania w ramach obsługi prawnej, w szczególności udzielania pomocy prawnej i korzystania z niej, określa załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu.
§ 24
Zasady zaopatrywania stanowisk pracy w materiały, sprzęt, maszyny i urządzenia biurowe, pieczęcie urzędowe, określa załącznik nr 3 do niniejszego regulaminu.
§ 25
1. Informacje na temat godzin pracy urzędu , godzin przyjęć interesantów przez wójta, rozmieszczenia stanowisk pracy w budynku urzędu, itp.. znajdują się na tablicach ogłoszeń w siedzibie urzędu.
2. Urząd prowadzi zbiory Dziennika Ustaw, Monitorów Polskich oraz przepisów gminnych i udostępnia je nieodpłatnie do powszechnego wglądu w swojej siedzibie i w godzinach pracy.
3. Rozstrzygnięcia organów gminy i inne ważne postanowienia podlegające ogłoszeniu , podaje się do wiadomości publicznej poprzez wywieszanie na tablicach w urzędzie oraz we wsiach , z zastrzeżeniem pkt.4i5.
4. Akty prawa miejscowego stanowione przez organ gminy, w tym statut, ogłasza się w dzienniku urzędowym województwa.
5. Podawanie informacji objętych Biuletynem Informacji Publicznej regulują odrębne przepisy.
§ 26
W trybie zarządzenia wójta regulowane są:
1/ regulamin kontroli wewnętrznej w urzędzie,
2/ szczegółowa procedura obiegu dokumentów,
3/ regulamin pracy w urzędzie.
§ 27
Zmiany niniejszego regulaminu dokonywane są w trybie ustalonym dla jego uchwalenia.
załącznik nr 1 do zarządzenia nr Or 0152- 14 /05
Wójta Gminy Świętajno z dnia 27.12.2005
SCHEMAT ORGANIZACYJNY URZĘDU
Referat Techniczny TE
Kierownik -
Stanowisko ds. infrastruktury technicznej
Stanowisko ds. planowania przestrzennego
Stanowisko ds. ochrony środowiska
Referat rolnictwa i gospodarki
mieniem komunalnym RG
Stanowisko ds. rolnictwa i leśnictwa Rol
Stanowisko ds. mienia komunalnego MK
Wójt Gminy Zastępca Wójta
Sekretarz Gminy
Referat Organizacyjny OR
Stanowisko ds. obsługi Rady Gminy-
Biuro Rady Gminy BRG
Stanowisko ds. kadr K
Stanowisko ds. obywatelskich Ob
Urząd Stanu Cywilnego USC
Kierownik
Zastępca Kierownika -
Stanowisko ds. ewidencji ludności EL
Skarbnik Gminy
Referat Budżetu i Finansów BF
Stanowisko ds. księgowości budżetowej
Stanowisko ds. wymiaru podatków i opłat
Stanowisko ds. księgowości podatkowej
Stanowisko ds. obsługi kasowej
Stanowisko ds. finansowych
Stanowisko ds. utrzymania
czystości i porządku
załącznik nr 2 regulaminu organizacyjnego urzędu gminy
Zarządzenie Or 0152-10/2005 Wójta Gminy Świętajno z dnia 10.11.2005
Zasady postępowania w zakresie uzyskiwania przez pracowników urzędu porad prawnych i pomocy prawnej.
§ 1. Zasady ogólne
- W celu uzyskania porad prawnych i pomocy prawnej w sprawach prowadzonych przez urząd pracownicy urzędu korzystają:
- z pomocy radcy prawnego zatrudnionego w urzędzie,
- z publikatorów urzędowych (dziennik ustaw, monitor polski)
- z programów prawniczych dostępnych w urzędzie,
- z materiałów prasowych, opinii, opracowań zgromadzonych na stanowisku pracy,
- z wydawnictw, książek, broszur, zgromadzonych na stanowisku pracy oraz w zasobach urzędu
- z sieci internetowej, płyt CD
- z Biuletynów informacji Publicznej
- ze szkoleń, narad, konferencji, kontaktów z innymi urzędami, organami nadzoru, itp.
§ 2. Współdziałanie pracowników z radcą prawnym.
- Pytania i problemy wymagające pomocy prawnej od radcy prawnego zgłaszane są przez pracowników w formie pisemnej:
a. osobiście, w trakcie pobytu radcy prawnego w urzędzie,
b. faxem lub za pośrednictwem poczty elektronicznej – w przypadku nieobecności radcy prawnego w urzędzie.
- W zależności od potrzeb, pytania i problemy, o których mowa w ust.1 mogą być zgłaszane również ustnie; osobiście lub telefonicznie.
- Podstawową formą współpracy winno być badanie przez radcę przygotowanego przez pracownika - zwłaszcza w zakresie merytorycznym -
projektu rozstrzygnięcia,
- W przypadku korzystania z formy pisemnej stosuje się następujące zasady:
- pracownik przekazuje pismo z zapytaniem radcy prawnemu podczas jego pobytu w urzędzie lub najpóźniej do końca tygodnia poprzedzającego tydzień, w którym potrzebne jest rozstrzygnięcie problemu,
- zapytanie winno być sformułowane w sposób czytelny i konkretny i przedłożone z wyprzedzeniem, umożliwiającym otrzymanie odpowiedzi w terminie, niezbędnym do załatwienia sprawy,
- w zależności od potrzeby, pracownik w materiale przygotowanym dla radcy załącza kopie dokumentów zgromadzonych w sprawie, oraz zaznacza termin potrzeby otrzymania porady,
- porada / wyjaśnienie, opinia, itp./ – winna być udzielona przez radcę pisemnie w terminie umożliwiającym zachowanie terminów w dalszym prowadzeniu sprawy, nie później jednak niż w okresie 14 dni od dnia otrzymania zapytania.
- formy zgłaszania problemów podane w ust.1 i 2 stosowane są odpowiednio przy udzielaniu przez radcę odpowiedzi /porad /opinii, wyjaśnień,itp.
- przygotowanie porady / opinii, wyjaśnienia /, sprawdzenie projektu dokumentu przez radcę, winno być zakończone złożeniem przez niego podpisu i pieczątki na dokumencie w wersji czystopisu,
- w przypadku, gdy zachowanie zasady opisanej w pkt.e nie jest możliwe, radca składa podpis na poprawionym ręcznie projekcie, zaś czystopis do podpisu pracownik przedkłada mu w późniejszym terminie.
- W urzędzie prowadzi się ewidencję zgłaszanych problemów i udzielanych porad.
- Ewidencja prowadzona jest na stanowisku ds kadr
- Ewidencja zawiera karty o treści:
|
lp
|
zgłaszany problem
|
udzielona porada
|
|
data
|
opis problemu, pytanie, wzmianka o załączonych materiałach
|
podpis osoby zgłaszającej
|
data
|
informacja o udzielonej poradzie
|
podpis radcy
|
podpis odbierającego pracownika
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- Wpisów do ewidencji, w kolumnach 1-4,8 dokonują pracownicy, w pozostałych – radca
- Ewidencja stanowi podstawę do sprawdzenia merytorycznego rachunku/faktury za pracę radcy prawnego w danym miesiącu.
- Porady, opinie, wyjaśnienia – oznaczane są wg jednolitego rzeczowego wykazu akt (symbole klasyfikacyjne:
0540 - opinie prawne dla organów gminy i kom. org. własnego urzędu,
0550 - interpretacje prawne własne
§3. Korzystanie przez pracowników z publikatorów urzędowych, programów prawniczych, programów komputerowych, sieci internetowej
1. Pracownicy korzystają ze zbiorów publikatorów urzędowych (dzienniki ustaw, monitory polskie) zgromadzonych w urzędzie, przy stanowisku Sekretarza, w pokoju Radcy Prawnego, w archiwum.
2. Pracownicy korzystają z oprogramowania prawniczego zakupionego przez urząd. Oprogramowanie dostępne jest na następujących stanowiskach pracy:
- Sekretarza
- Skarbnika / dla potrzeb Referatu Budżetu i Finansów
- Kierownika Referatu Technicznego / dla potrzeb referatu
- Inspektora ds obywatelskich / dla potrzeb pozostałych
3. W celu m.in. wyszukiwania informacji, aktów prawnych, opracowań potrzebnych w codziennej pracy, pracownicy korzystają z sieci internetowej (stałe łącze) dostępnej na następujących stanowiskach pracy:
- Sekretarza
- Skarbnika, stanowisku ds księgowości budżetowej (pok.6-7)
- stanowisku ds wymiaru podatków i opłat, stanowisku ds księgowości podatkowej (pok.10-11)
- stanowisku Kierownika Referatu Technicznego
- stanowisku ds planowania przestrzennego
- stanowisku ds ochrony środowiska
- stanowisku ds mienia komunalnego, stanowisku ds rolnictwa i leśnictwa (pok.19)
- stanowisku ds kadr
- stanowisku ds obywatelskich
4. W celu określonym ust.3 pracownicy, w ramach dostępu do sieci internetowej,
korzystają z Biuletynów Informacji Publicznej organów administracji rządowej i jednostek samorządu gminnego oraz stron internetowych różnych podmiotów.
5. Pracownicy korzystają z komputerowych programów użytkowych wg poniższego zestawienia:
- program Ewidencja Ludności wraz z modułem Wyborcy – na stanowisku ds ewidencji ludności
- program Dowody Osobiste – na stanowisku Kierownika USC
- programy: Łączne Zobowiązanie Pieniężne oraz Tytuły Wykonawcze – na stanowisku ds księgowości podatkowej
- program Podatek OPJ – na stanowisku ds wymiaru podatków i opłat
- program Finanse i Księgowość – na stanowisku Skarbnika
- program Budżet ST2 – na stanowisku Skarbnika
- program Płatnik – na stanowisku ds księgowości budżetowej
6. Potrzeby modernizacji użytkowanych programów jak również zakupu nowych programów komputerowych o tematyce potrzebnej dla wykonywania bieżących zadań na zajmowanym stanowisku, pracownik wraz z uzasadnieniem, zawierającym opis i cenę, wraz z opinią Kierownika Referatu, zgłasza Sekretarzowi.
§4. Korzystanie przez pracowników z materiałów prasowych, opracowań, wydawnictw, i innych materiałów
1. Pracownik prowadzi zbiór przepisów prawnych, materiałów, opracowań, odpowiednio zakresu spraw prowadzonych na zajmowanym stanowisku.
2. Potrzeby zakupu wydawnictw, książek i innych opracowań o tematyce potrzebnej dla wykonywania bieżących zadań na zajmowanym stanowisku, pracownik wraz z uzasadnieniem, zawierającym opis i cenę, wraz z opinią Kierownika Referatu, zgłasza Sekretarzowi.
3. Materiały, o których mowa w ust.1c z wydawnictw prenumerowanych przez urząd (Rzeczpospolita, Gazeta Prawna, Wspólnota) oraz z innych wydawnictw otrzymywanych okazjonalnie (bonusy, egz. okazowe, itp.), w tym płyty CD - są przekazywane pracownikom przez Sekretarza.
§5. Korzystanie przez pracowników ze szkoleń.
1.W celu kształtowania swoich umiejętności i zdobywania wiedzy przydatnej w bieżącej pracy na zajmowanym stanowisku, pracownik korzysta ze szkoleń, kursów, uczestniczy w naradach, konferencjach, itp.
2. Potrzeby uczestnictwa w szkoleniach o tematyce przydatnej dla wykonywania bieżących zadań na zajmowanym stanowisku, pracownik wraz z uzasadnieniem, wraz z opinią Kierownika Referatu, zgłasza Sekretarzowi.
3.Propozycje szkoleń dla pracownika Sekretarz może składać z na wniosek Kierowników Referatów oraz własnej inicjatywy.
załącznik nr 3 do zarządzenia nr Or 0152-10/2005
Wójta Gminy Świętajno z dnia 10.11.2005
Zasady zaopatrywania stanowisk pracy w Urzędzie Gminy Świętajno w sprzęt, materiały, maszyny i urządzenia biurowe, pieczęcie urzędowe.
§1. Zasady ogólne.
1.Zaopatrywanie urzędu w materiały, sprzęt, maszyny i urządzenia biurowe, pieczęcie urzędowe – zwane dalej materiałami - dokonywane jest z odpowiednio do potrzeb z zachowaniem zasad rzetelności i racjonalności.
2.Zapotrzebowanie na materiały zgłaszane jest przez wnioskodawcę, którym może być:
a. pracownik ,
b. kierownik referatu.
3. W postępowaniu dotyczącym zaopatrywania urzędu w materiały znajduje zastosowanie zarządzenie Wójta nr TE 0152-1/2005 w sprawie przyjęcia regulaminu udzielania zamówień publicznych z dnia 25.10.2005
§2. Zaopatrzenie urzędu w materiały biurowe – różnorodne artykuły kancelaryjne
1. Zapotrzebowanie na różnorodne artykuły kancelaryjne do bieżącego wykorzystania, zgłaszane jest pisemnie w rejestrze.
2. Rejestr prowadzony jest na stanowisku ds kadr i dostępny w kancelarii urzędu.
3. Rejestr zawiera karty o treści:
|
lp
|
data
|
opis artykułu
|
nazwisko zamawiającego
|
podpis
|
|
|
|
|
|
|
4. Na podstawie potrzeb zgłoszonych w rejestrze, po ich akceptacji przez Wójta lub Sekretarza , dokonuje się zamówienia.
5. Do rejestru załącza się kopie faktur dotyczących zamówień.
6. Zakupione artykuły wydawane są pracownikom odpowiednio do zgłoszonych potrzeb.
7. Ewidencja artykułów wydanych pracownikom prowadzona jest na stanowisku ds kadr.
§3. Zaopatrzenie urzędu w pieczęcie urzędowe.
Przy zaopatrywaniu urzędu i poszczególnych pracowników w pieczęcie urzędowe stosuje się odpowiednio zasady opisane w §2
§4. Zaopatrzenie urzędu w sprzęt biurowy, maszyny, urządzenia.
1.Zaopatrzenie urzędu w sprzęt biurowy większej wartości (komputery, monitory, drukarki, oprogramowanie, meble, dywany, wykładziny, firany, itp.), dokonywane jest na podstawie potrzeb, zgłaszanych przez właściwych pracowników merytorycznych, zgodnie z zarządzeniem, o którym mowa w §1 ust.3, t.j.
z załączeniem:
- opisu sprzętu, wraz z określeniem jego wartości (ceny)
- protokołu grupowania
- uzasadnienia konieczności (potrzeby) zakupu
- informacji o proponowanym terminie zakupu (miesiąc)
2. Zakup sprzętu dokonywany jest po uzyskaniu akceptacji Wójta lub Sekretarza, na podstawie zamówienia, z zachowaniem zasady kontrasygnaty Skarbnika.
|
