Umiejscowienie (transkrypcja) zagranicznego aktu stanu cywilnego

Miejsce złożenia dokumentów/załatwienia sprawy:
Wniosek o transkrypcję zagranicznego aktu stanu cywilnego można złożyć w dowolnym Urzędzie Stanu Cywilnego.
W gminie Świętajno jest to:
Urząd Stanu Cywilnego, ul. Grunwaldzka 15, 12-140 Świętajno pok. nr 17
Kto może wystąpić z wnioskiem/zainicjować sprawę:
Wniosek o transkrypcję zagranicznego aktu urodzenia może złożyć:
- osoba, której akt dotyczy
- rodzice małoletniego dziecka
- osoba, która wykaże interes prawny w transkrypcji aktu urodzenia innej osoby.
Wnioskodawca może działać przez pełnomocnika.
Godziny przyjmowania interesantów:
od poniedziałku do piątku w godzinach od 7¹⁵ do 15¹⁵
Uwagi:
Transkrypcji podlega dokument, który w państwie wystawienia jest uznawany za dokument stanu cywilnego i ma moc dokumentu urzędowego, jest wydany przez właściwy organ i nie budzi wątpliwości co do autentyczności.
Dokonując transkrypcji zagranicznego aktu, który dotyczy obywateli polskich posługujących się również aktami stanu cywilnego sporządzonymi w RP, Kierownik USC dostosowuje na wniosek osoby, której akt dotyczy pisownię danych zawartych w zagranicznym dokumencie do reguł pisowni polskiej, jeżeli wniosek taki został złożony wraz z wnioskiem o dokonanie transkrypcji.
Akt po transkrypcji może wymagać sprostowania lub uzupełnienia, szczególnie jeżeli wstępni (rodzice) osoby, której akt dotyczy posiadają sporządzone w RP akty stanu cywilnego potwierdzające zdarzenie wcześniejsze (np. akt małżeństwa).
Opłaty
Opłata skarbowa:
- za odpis zupełny aktu urodzenia po dokonaniu transkrypcji - 50 zł
- za odpis zupełny aktu urodzenia wydany w wyniku sprostowania lub uzupełnienia - 39 zł
- od pełnomocnictwa - 17 zł - wolne od opłaty skarbowej jest złożenie pełnomocnictwa udzielonego małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu.
Opłatę uiszcza się w chwili składania wniosku w kasie Urzędu Gminy lub na konto Banku Spółdzielczego w Szczytnie Oddział w Świętajnie Nr 35 8838 1028 2005 0200 0198 0001
Termin i sposób załatwienia sprawy:
Wnioski o transkrypcję aktu urodzenia załatwiane są niezwłocznie, jeżeli jednak załatwienie sprawy wymaga postępowania wyjaśniającego - nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowane - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia złożenia podania.
Po transkrypcji aktu urodzenia wnioskodawca otrzymuje odpis zupełny aktu urodzenia.
Tryb odwoławczy:
Tryb odwoławczy występuje tylko w przypadku wydania decyzji o odmowie dokonania transkrypcji. Odwołanie wnosi się do Wojewody Warmińsko-Mazurskiego w terminie 14 dni od nia doręczenia rozstrzygnięcia, za pośrednictwem Kierownika USC, który wydał decyzję.
Podstawa prawna:
Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2014 r. poz. 1741 ze zm.).
Wymagane wnioski i dokumenty do wglądu:
- wniosek
- jeżeli wnioskodawca działa przez pełnomocnika - pełnomocnik dołącza do wniosku oryginał lub urzędowo potwierdzony odpis pełnomocnictwa; pełnomocnictwo musi wskazywać kto, kogo, do jakiej czynności upoważnia , a ponadto musi być zaopatrzone w datę i podpis mocodawcy,
- oryginał zagranicznego aktu lub odpisu aktu urodzenia wraz z jego tłumaczeniem na język polski,
- dokumenty stanu cywilnego stwierdzające zdarzenie wcześniejsze wraz z ich tłumaczeniem na język polski - jeżeli wnioskodawca wnosi jednocześnie o sprostowanie lub uzupełnienie transkrypowanego aktu urodzenia a dokumenty te nie zostały uprzednio sporządzone na terytorium RP,
Dokumenty w języku obcym składa się z urzędowym tłumaczeniem na język polski dokonanym przez:
- tłumacza przysięgłego wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości,
- tłumacza przysięgłego uprawnionego do dokonywania takich tłumaczeń w państwach członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG),
- konsula
Za dokumenty przetłumaczone przez konsula uznaje się również:
- dokumenty w języku obcym przetłumaczone na język polski przez tłumacza w państwie przyjmującym i poświadczone przez konsula,
- dokumenty przetłumaczone z języka rzadko występującego na język znany konsulowi, a następnie przetłumaczone przez konsula na język polski. 
W przypadku braku tłumacza przysięgłego języka obcego na terytorium RP dokument zagraniczny potwierdzający stan cywilny w języku obcym może zostać przetłumaczony przez konsula lub uprawnionego pracownika przedstawicielstwa dyplomatycznego państwa obcego na terytorium RP.
Nie wymagają tłumaczenia odpisy skrócone aktów urodzeń, małżeństw i zgonów na drukach wielojęzycznych wystawione zgodnie z Konwencją nr 16 dotyczącą wydawania wielojęzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego, sporządzoną w Wiedniu 8 września 1976 r.
Dokumenty składane wraz z wnioskiem o transkrypcję aktu urodzenia nie podlegają zwrotowi. Na wniosek osoby, która przedkłada zagraniczny dokument stanu cywilnego, można wydać ten dokument, po uprzednim sporządzeniu kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego , jeżeli wnioskodawca nie ma możliwości ponownego uzyskania tego dokumentu.
Osoby przebywające poza granicami RP mogą również skorzystać w sprawie transkrypcji aktu urodzenia z pośrednictwa konsula RP. We właściwym konsulacie otrzymają wówczas niezbędne informacje oraz uiszczą stosowne opłaty.

Odtworzenie treści zagranicznego aktu stanu cywilnego

Miejsce złożenia dokumentów/załatwienia sprawy:
Wniosek o odtworzenie aktu stanu cywilnego sporządzonego za granicą składa się w dowolnym urzędzie stanu cywilnego.
Wniosek o odtworzenie aktu małżeństwa sporządzonego za granicą składa się w dowolnym urzędzie stanu cywilnego.
Wniosek o odworzenie zagranicznego aktu małżeństwa może być złożony do konsula, który następnie prześle wniosek do USC wybranego przez wnioskodawcę.
W gminie Świętajno jest to:
Urząd Stanu Cywilnego
ul. Grunwaldzka 15
12-140 Świętajno
pok. nr 17
Kto może wystąpić z wnioskiem/zainicjować sprawę:
Treść zagranicznego aktu małżeństwa odtwarza się, jeżeli według prawa miejsca sporządzenia dokumentu stanowi on akt stanu cywilnego a uzyskanie jego odpisu nie jest możliwe lub związane z poważnymi trudnościami.
Wniosek o odtworzenie treści zagranicznego aktu małżeństwa może złożyć:
- osoba, której dokument potwierdzający zawarcie małżeństwa dotyczy,
- inna osoba ze względu na interes prawny.
Godziny przyjmowania interesantów:
od poniedziałku do piątku w godz. 7¹⁵ - 15¹⁵
Uwagi:
Po odtworzeniu aktu małżeństwa kierownik USC wydaje wnioskodawcy odpis zupełny.
W sprawach odtworzenia zagranicznego aktu małżeństwa strona może działać przez pełnomocnika.
Pełnomocnik dołącza do kompletu dokumentów oryginał lub urzędowo potwierdzony odpis pełnomocnictwa. Pełnomocnictwo musi wskazywać kto, kogo, do jakiej czynności upoważnia , a ponadto musi być zaopatrzone w datę i podpis mocodawcy. Złożenie dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa oraz jego odpis, wypis lub kopia podlega opłacie skarbowej w wysokości 17 zł. Wolne od opłaty skarbowej jest złożenie pełnomocnictwa udzielonego małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu.
Dokumenty w języku obcym składa się z urzędowym tłumaczeniem na język polski dokonanym przez:
- tłumacza przysięgłego wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości,
- tłumacza przysięgłego uprawnionego do dokonywania takich tłumaczeń w państwach członkowskich Unii Europejskiej Obszaru Gospodarczego (EOG),
- konsula.
Za dokumenty przetłumaczone przez konsula uznaje się również:
- dokumenty w języku obcym przetłumaczone na język polski przez tłumacza w państwie przyjmującym i poświadczone przez konsula,
- dokumenty przetłumaczone z języka rzadko występujacego na język znany konsulowi, a następnie przetłumaczone przez konsula na język polski.
W przypadku braku tłumacza przysięgłego języka obcego na terytorium RP dokument zagraniczny potwierdzający stan cywilny  w języku obcym może zostać przetłumaczony przez konsula lub uprawnionego pracownika przedstawicielstwa dyplomatycznego państwa obcego na terytorium RP.
Opłaty
Opłata skarbowa:
- za odpis zupełny aktu małżeństwa wydany po dokonaniu odtworzenia treści zagranicznego aktu małżeństwa - 39 zł
- za pełnomocnictwo - 17 zł
Opłatę uiszcza się w chwili składania wniosku w kasie Urzędu Gminy lub na konto Banku Spółdzielczego w Szczytnie Oddział w Świętajnie Nr 35 8838 1028 2005 0200 0198 0001.
Termin i sposób załatwienia sprawy:
Wnioski o odtworzenie aktu małżeństwa załatwiane są niezwłocznie, jeżeli jednak załatwienie sprawy wymaga postępowania wyjaśniającego - nie później niż w ciągu miesiąca, a w przypadku sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia złożenia podania.
Tryb odwoławczy:
Tryb odwoławczy występuje tylko w przypadku wydania decyzji o odmowie odtworzenia treści zagranicznego aktu małżeństwa. Odwołanie wnosi się  do Wojewody Warmińsko-Mzurskiego w terminie 14 dni od dnia doręczenia rozstrzygnięcia, za pośrdnictwem Kierownika USC, który wydał decyzję.
Podstawa prawna:
Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2014 r. poz. 1741 ze  zm.).
Wymagane wnioski i dokumenty do wglądu:
- wniosek o odtworzenie zagranicznego aktu małżeństwa ze wskazaniem powodów, dla których uzyskanie odpisu aktu małżeństwa jest niemożliwe lub związane z poważnymi trudnościami;
- dokument potwierdzający zawarcie małżeństwa za granicą lub jego uwierzytelniona kopia, uwierzytelnienia może dokonać polski konsul lub znajdujące się w Polsce przedstawicielstwo dyplomatyczne państwa,w którym dokument został wystawiony,
- jeśli dokument potwierdzający zawarcie małżeństwa za granicą nie zawiera informacji o nazwiskach noszonych po zawarciu małżeństwa, małżonkowie mogą złożyć oświadczenia takie w składanym wniosku o odtworzenie lub w każdym czasie do protokołu przed Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego, który dokonał odtworzenia, w tym samym trybie małżonkowie mogą złożyć oświadczenia w sprawie nazwiska dzieci zrodzonych z tego małżenstwa.

Sprostowanie lub uzupełnienie aktu stanu cywilnego 

Miejsce złożenia dokumentów/załatwienia sprawy:
Właściwym do sprostowania lub uzupełnienia aktu stanu cywilnego jest Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego, który sporządził akt.
W gminie Świętajno jest to:
Urząd Stanu Cywilnego ; ul. Grunwaldzka 15; 12-140 Świętajno; pok. nr 17.
Kto może wystąpić z wnioskiem/ zainicjować sprawę:
- osoba, której akt dotyczy lub jej przedstawiciel ustawowy,
- inna osoba, która ma w tym interes prawny,
- prokurator.
Wnioskodawca może działać przez pełnomocnika.
Godziny przyjmowania interesantów:
od poniedziałku do piątku w godzinach od 7¹⁵ do 15¹⁵ 
Uwagi:
Akt stanu cywilnego, który zawiera dane niezgodne z danymi zawartymi w aktach zbiorowych rejestracji stanu cywilnego lub innymi aktami stanu cywilnego, o ile stwierdzają zdarzenia wcześniejsze i dotyczą tej samej osoby lub jej wstępnych, albo z zagranicznymi dokumentami stanu cywilnego, podlega sprostowaniu przez Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego, który go sporządził.
Jeżeli sprostowanie aktu stanu cywilnego jest niemożliwe na podstawie akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego lub innych aktów stanu cywilnego, o ile stwierdzają one zdarzenie wcześniejsze i dotyczą tej samej osoby lub jej wstępnych albo zagranicznych dokumentów stanu cywilnego - sprostowania aktu stanu cywilnego dokonuje sąd. Akt stanu cywilnego, który nie zawiera wszystkich wymaganych danych, uzupełnia Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego, który go sporządził na podstawie innych aktów stanu cywilnego, akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego prowadzonych dla tego aktu i innych dokumentów mających wpływ na stan cywilny osoby. Uzupełnienia aktu zgonu dokonuje sąd, jeżeli akt zgonu nie zawiera daty lub godziny zgonu, a dane te nie wynikają z akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego stanowiących podstawę sporządzenia aktu zgonu.
Opłaty:
Opłata skarbowa:
- za odpis zupełny aktu stanu cywilnego wydany w wyniku sprostowania lub uzupełnienia dokonanego na wniosek - 39 zł
- od pełnomocnictwa - 17 zł - wolne od opłaty skarbowej jest jednak złożenie pełnomocnictwa udzielonego małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu.
Termin i sposób załatwienia sprawy:
Wnioski  o sprostowanie/ uzupełnienie załatwiane są bez zbędnej zwłoki, jeżeli jednak załatwienie sprawy wymaga postępowania wyjaśniającego - nie później niż w ciągu miesiąca, a w przypadku sprawy szczególnie skomplikowanej - nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia złożenia podania. Po sprostowaniu/uzupełnieniu aktu stanu cywilnego wnioskodawca otrzymuje odpis zupełny aktu stanu cywilnego.
Tryb odwoławczy:
Tryb odwoławczy występuje tylko w przypadku wydania decyzji odmownej. Odwołanie wnosi się do Wojewody Warmińsko-Mazurskiego w terminie 14 dni od dnia doręczenia rozstrzygnięcia, za pośrednictwem Kierownika USC, który wydał decyzję.
Podstawa prawna:
Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2014 r. poz. 1741 ze zm.).
Wymagane wnioski i dokumenty:
- wniosek o sprostowanie/uzupełnienie aktu stanu cywilnego,
- jezeli wnioskodawca działa przez pełnomocnika - pełnomocnik dołącza do wniosku oryginał lub urzędowo potwierdzony odpis pełnomocnictwa; pełnomocnictwo musi wskazywać kto, kogo, do jakiej czynności upoważnia, a ponadto musi być zaopatrzone w datę i podpis mocodawcy,
- wnioskując o uzupełnienie aktu stanu cywilnego na podstawie materiałów archiwalnych, do wniosku należy załączyć uwierzytelniony odpis lub wypis, lub uwierzytelnioną przez właściwy organ reprodukcję tych materiałów,
- w zależności od okoliczności sprawy wnioskodawca może zostać poproszony o przedłożenie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego, jeżeli w państwie jego wystawienia jest on używany za dokument stanu cywilnego lub innego dokumentu zagranicznego potwierdzającego stan cywilny, wydanego w państwie, w którym nie jest prowadzona rejestracja stanu cywilnego, jeżeli zawierają one dane, które podlegają sprostowaniu, stwierdzają zdarzenie wcześniejsze i dotyczą tej samej osoby lub wstępnych.
Dokumenty w języku obcym składa się urzędowym tłumaczeniem na język polski dokonanym przez:
- tłumacza przysięgłego wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości,
- tłumacza przysięgłego uprawnionego do dokonywania takich tłumaczeń w państwach członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG)konsula
Za dokumenty przetłumaczone przez konsula uznaje się również:
- dokumenty w języku obcym przetłumaczone na język polski przez tłumacza w państwie przyjmującym i poświadczone przez konsula,
- dokumenty przetłumaczone z języka rzadko występującego na język znany konsulowi, a następnie przetłumaczone przez konsula na język polski.
W przypadku braku tłumacza przysięgłego języka obcego na terytorium RP dokument zagraniczny potwierdzający stan cywilny w języku obcym może zostać przetłumaczony przez konsula lub uprawnionego pracownika przedstawicielstwa dyplomatycznego państwa obcego na terytorium RP.
Nie wymagają tłumaczenia odpisy skrócone aktów urodzeń, małżeństw i zgonów na drukach wielojęzycznych wystawione zgodnie z Konwencją nr 16 dotyczącą wydawania wielojęzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego sporządzoną w wiedniu 8 września 1976 r.